Los procedimientos de gestión documental del Archivo General de la Nación (AGN) son cuestionados por una experta que denuncia la pérdida de información sobre derechos humanos de una institución como la Defensoría del Pueblo.
Por: La Liga Contra el Silencio
Un kilómetro y medio de documentos sobre violaciones a los derechos humanos producidos por la Defensoría del Pueblo, en sus primeros ocho años, están embolatados. Así lo denuncia la experta en gestión documental, Carolina Cuadros Guzmán.
Cuadros inició la evaluación del fondo documental de la Defensoría en diciembre de 2018, tras ser subcontratada por la empresa de administración de documentos y datos Tandem SAS. Un mes después de empezar la labor, la experta informó que los archivos de la institución estaban fragmentados, revueltos y ocultos.
Antes de que la historiadora llegara a evaluar el material, este ya había sido sometido a un proceso de organización que más se parecía a un ejercicio contable que a lo que exige su característica de documentos de derechos humanos. Esto significa que los expedientes de violaciones a los DD.HH. y al Derecho Internacional Humanitario (DIH) fueron intervenidos de modo que ya no se pueden encontrar.
La Liga Contra el Silencio halló en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) dos contratos de la Defensoría con Tandem que ascienden a 5.600 millones de pesos, entre 2017 y 2018. Dentro de ambos se especifica la tarea de “organización de archivo” (ver contrato 2017 y contrato 2018).
Las preocupaciones de Cuadros no fueron atendidas por Tandem ni por el supervisor de la Defensoría, José Buelvas Marino, y ella decidió instaurar en mayo de 2019 una denuncia penal por la “destrucción, supresión u ocultamiento de documento público” en el archivo central de esta institución. Actualmente esta denuncia se encuentra archivada y Cuadros no ha sido notificada de las razones que llevaron a la Fiscalía a tomar esta decisión.
Carolina Cuadros Guzmán es historiadora y experta en gestión del patrimonio documental. Lleva trece años trabajando en el sector público y once estudiando archivos de derechos humanos en Colombia. En 2012, ella y otros especialistas desacataron una directriz del Archivo General de la Nación (AGN) que mandaba desechar 44 millones de tarjetas de identificación civil del extinto Departamento Administrativo de Seguridad (DAS). Lograron su conservación después de argumentar al AGN que estas eran imprescindibles para la plena identificación de personas dadas por desaparecidas en el conflicto.
Siete años después, Cuadros Guzmán llama de nuevo la atención sobre el manejo que las instituciones le están dando a los documentos que han producido durante décadas sobre violaciones a los derechos humanos y al derecho internacional humanitario.
La Liga: ¿Cuál era su tarea con el archivo de la Defensoría?
Carolina Cuadros: Tandem SAS me busca en noviembre de 2018 para que yo les evalúe 1.450 metros lineales de información que hacen parte del archivo central de la Defensoría, para que haga valoración secundaria. Yo les solicité lo que se necesita: Tablas de Valoración Documental (TVD) de la entidad y todos los actos administrativos que dan forma a la estructura orgánica de la entidad desde el año que empezó la Defensoría, 1992, hasta el año 2000.
¿Qué descubrió?
Ellos [la Defensoría] se han dedicado a hacer contratos multimillonarios para que les organicen los archivos, tienen unas Tablas de Valoración Documental (TVD) que no se sabe a qué empresa se las compraron, que aprobó el Archivo General de la Nación (AGN), que es lo más preocupante. Y lo que entregan no obedece al fondo documental.
¿Dice que estas tablas aprobadas por el AGN para la Defensoría no fueron diseñadas específicamente para la Defensoría, como deber ser?
La tabla de valoración no fue hecha para la Defensoría del Pueblo, en ella aparece registrada más información contable que de derechos humanos. Parte del texto es una copia de otros instrumentos archivísticos que aparecen publicados en las páginas web de otras entidades públicas del Estado colombiano, incluyendo la estructura, la metodología de muestreo y el glosario que es una copia del acuerdo 027 de 2006, que nada tiene que ver con la arquitectura del fondo documental de la Defensoría del Pueblo. O sea, ellos (la empresa a la que se le encargó inicialmente la creación de las tablas) copian y pegan y cobran.
Además, en las TVD no aparecen registradas ni un 5 % de las series documentales (conjuntos de documentos por cada dependencia de la entidad) que reflejan los inventarios. La tabla del área jurídica no cuenta ni el 1 % de la información que genera esa dependencia y mucho menos da cuenta de la labor que desarrolla para dar cumplimiento al objeto misional de la entidad.
¿Qué significa en la realidad del archivo que esas tablas estén mal construidas?
Las tablas (de la Defensoría) hablan de una realidad genérica, administrativa, financiera, y los inventarios (por el contrario) hablan de información sensible sobre voladuras de oleoductos, comunidades indígenas, tierras, desplazamiento forzado, el impacto de la explotación minera sobre el medio ambiente y decenas de tipos de procesos jurídicos, lo cual es muy delicado, ya que lo que no aparece registrado en la tabla, aprobado legalmente, no existe. Como si no hubiera sido producido por la entidad en ningún periodo histórico. Desmiembran los expedientes, los fraccionan. El sistema de ordenación es totalmente arbitrario.
¿Cómo se refleja este problema técnico en los procesos de víctimas del conflicto armado?
Por ejemplo, Pepito Pérez fue desplazado. Por allá en los años 90’s llegaron a su finquita unos hombres armados, de pronto hasta le violaron la señora y las hijas y le dijeron que se fuera de la tierra.
El señor salió con su esposa y con sus hijas violadas como pudo de allá. Vino y cayó a la ciudad y se fue a la Defensoría del Pueblo a decir que a él lo desplazaron.
Entonces, le dicen a Pepito: ‘bueno pero tiene que existir algún documento que diga que esa tierra fue de su abuelo o suya antes que de esa persona que lo desplazó y que se apropió de su tierra’. Y entonces el señor se va y la consigue y le allega a la entidad las escrituras.
El abogado, el defensor público, hace un derecho de petición solicitando que le den información o dando cuenta de la noticia del desplazamiento de esta persona para que las entidades que dan subsidios lo acojan, legitimando la condición de desplazamiento de la persona.
Si hoy viene una empresa y le da ordenación cronológica a ese expediente o a ese documento que arma el abogado para ayudar al desplazado, ¿qué pasa?. Si la escritura que allegó el desplazado es de 1960 y dice que el abuelito se llama Josefito Mendoza, pues el primer documento que van a colocar en esa carpeta va a ser esa escritura de 1960 que está a nombre de Josefito Mendoza y no de Pepito Pérez que es el hijo de su hija.
Como en estos procesos de las empresas prestadoras de servicios archivísticos la persona que ordena la carpeta no es la persona que inventaría el documento, ¿qué hacen para que el inventario sea rápido? Abren la carpeta y colocan la primera referencia que encuentran. Entonces, ya no es el caso de desplazamiento de Pepito Pérez, si mucho colocan “desplazamiento Josefito Mendoza”. Josefito Mendoza no fue desplazado, fue el dueño de la tierra por allá mucho antes.
Al invertir el orden al expediente se pierde la información, desaparece el desplazado, desaparece el defensor (el funcionario de la Defensoría del Pueblo que realizó el acompañamiento), desaparece la tierra.
Usted, ¿para qué se mete a decir y a asegurar que ese pedazo de tierra era de Pepito Pérez y que usted lo jura? Ya el Estado lo tendría que tener como cierto. O sea, llego yo como desplazado y digo ‘ese pedazo de tierra era mío’: sí señor, usted vino, se presentó, ¿a usted lo desplazaron en 1993?: ‘sí’, ¿usted era nieto de Fulanito?: ‘sí’.
Esa debería ser la seguridad jurídica que le debería dar la Defensoría al ciudadano.
¿Usted pudo comprobar de primera mano estas consecuencias en el archivo de la Defensoría?
Yo había estado revisando la información de la sección documental de la ‘Defensoría Delegada para los Derechos Colectivos y del Ambiente’ y pude apreciar que la totalidad de los expedientes que conforman la sección documental fueron desmembrados en un proceso de ordenación archivística, posiblemente contratado por la Defensoría del Pueblo con un tercero.
Puedo dar fe de la pérdida de la información que contienen los expedientes en términos técnicos. Entre ellos está, por ejemplo, el caso de la masacre de Machuca.
¿Le transmitió usted estas preocupaciones a Tandem?
Sí, y después de esa reunión se les prohibió a los auxiliares administrativos que me volvieran a hablar, me empezaron a retrasar los pagos. La decisión que yo tomé fue que yo no voy a aplicar las Tablas de Valoración Documental.
Trabajé en un modelo de descripción nuevo poniendo las recomendaciones de lo que deben hacer para ordenar los documentos.
El 16 de marzo de 2019 me fue enviada carta de terminación de contrato donde se manifiesta que yo no estaba cumpliendo con mis obligaciones, que yo no tenía por qué revisar los instrumentos archivísticos de la Defensoría del Pueblo, ya que según ellos no estaba dentro de mis obligaciones. Dentro de la carta también tienen el descaro de decir que el cliente hace parte del Sistema de Justicia, Reparación y no Repetición y que todo lo que me han solicitado y que yo me negué a hacer es con base en lo establecido en la normatividad vigente en tema de archivos y el protocolo de archivos de derechos humanos que expidió el Archivo General de la Nación en el año 2017 para información con tales características.
Yo les dije que se buscaran un profesional que se prestara para hacer lo que ellos estaban pretendiendo hacer, que era sencillamente tapar un proceso técnico que estuvo mal supervisado y que conllevó a la pérdida de información privilegiada de derechos humanos.
Si las Tablas de Valoración Documental de la Defensoría estaban tan mal diseñadas y provocaban estos problemas, ¿cómo pudieron pasar la evaluación del AGN para proceder a ser aplicadas?
Ahí hay un tema que no es claro. ¿Cómo es que el Subdirector de Gestión de Patrimonio Documental (Jorge Enrique Cachiotis Salazar, según consta en el certificado de convalidación de las tablas) envía a la Defensoría diciendo que ya pueden empezar a aplicar las tablas cuando es Normatividad y Políticas Archivísticas la que define si las tablas cumplen o no con los requisitos y es el Grupo de Valoración y Transferencias Secundarias el que evalúa las tablas?
Son subdirecciones diferentes.
Pero se supone que el AGN generó reglas para proteger los archivos de derechos humanos hace poco como parte del cumplimiento de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras.
Lo que vemos en el caso de la Defensoría del Pueblo, donde la información está absolutamente perdida, es que la persona que fue víctima de violaciones a los derechos humanos pierde toda posibilidad de reparación porque el Estado, los jueces de la república, necesitan legitimar las sentencias que dan y ellos ¿sobre qué la legitiman? Sobre lo positivo, sobre el papel.
Entonces, si el error fue del AGN, ¿este desorden ocurre en otras instituciones?
Sí, porque lo que está fallando es el Archivo General de la Nación que aplica unos instrumentos que no obedecen a la realidad documental de los fondos. Los instrumentos son genéricos. Entonces, hay problemas con todos los archivos, yo no creo que solo sea el tema de Defensoría del Pueblo.
¿Qué otras instituciones producen información de derechos humanos?
Las gobernaciones, las alcaldías que tienen secretaría de gobierno. Todas las personerías del país. Las secretarías de la mujer, de negritudes, las de asuntos indígenas. La Procuraduría General de la Nación por excelencia, la Fiscalía General de la Nación. Algunas unidades militares que manejan el tema de derechos humanos. El sector Defensa. Integración social, todo lo que maneja desplazados. La Unidad de Restitución de Tierras, la Agencia para la Reincorporación y Normalización, todas estas altas consejerías que están trabajando desminado humanitario, temas de paz. Todos los temas relacionados con el conflicto.
Todas esas entidades del Estado generan en cumplimiento de sus funciones información de derechos humanos.
En días pasados el director del Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) dijo que había hecho un convenio con el Archivo General de la Nación para que le organizara los archivos. La diferencia es quién va a accionar el gatillo, en este caso no va a ser una empresa equis, como Tandem, que está haciendo lo suyo en la Defensoría del Pueblo, sino que el AGN es el que va a picar la información de las víctimas que le han donado colecciones al CNMH. Es así de sencillo.
Los archivos son la memoria de las víctimas y, junto al @ArchivoGeneral, trabajamos para protegerlos. pic.twitter.com/95v6VSKMC8
— Centro Nacional de Memoria Histórica (@CentroMemoriaH) November 5, 2019
¿Usted se ha sentido estigmatizada o intimidada por hacer estas denuncias?
A uno le cuesta creer que el ente rector se equivoque normalizando ese tipo de información, entonces, pues al final uno sí… cuando está el Archivo General de por medio uno sí se siente intimidado porque uno no sabe si es empresarios sencillamente que quieren engañar al Estado. Sería un tema de corrupción, pero cuando ya está el Archivo General de la Nación involucrado, cuando es él el que aprueba los instrumentos archivísticos y cuando esa aprobación y la aplicación de esos instrumentos archivísticos genera pérdida de información privilegiada de derechos humanos, pues evidentemente uno sí se pone a pensar y los interrogantes lo que le generan a uno es estrés.
¿Usted cree que podría existir interés de una institución que cuida los archivos, como el AGN, en desaparecerlos?
Al final uno no sabe si hay intereses de por medio o si fueron errores técnicos mortales. Pero entonces son errores técnicos mortales que suceden en entidades que curiosamente producen información privilegiada de derechos humanos. Entonces, es un tema muy complicado.
Es difícil de creer que pase, pero por lo menos yo he conocido varios casos: archivos de la Procuraduría, el caso DAS, el caso Defensoría. No es un secreto para todo el mundo que la Procuraduría, aplicando un instrumento archivístico aprobado por el AGN, eliminó el expediente del caso Odebrecht, eso es un tema que es conocido por la opinión pública. Esas cosas lo ponen a uno a pensar muchísimo.
Es el Estado ¿no? Por ejemplo, en el caso de la Defensoría del Pueblo, es el Estado atentando contra el Estado, es decir, es el Estado normalizando y destruyendo información privilegiada que afecta a una colectividad, a un colectivo de víctimas, ciudadanos colombianos.
¿Por qué hablar entonces?
Porque mi humanidad no está por encima de las personas que fueron víctimas del conflicto y están siendo revictimizadas por el Estado, que paradójicamente debería ser quien proteja y garantice sus derechos.
Estoy segura de que otro profesional no se va a poner a revisar el trabajo del AGN y mucho menos a mirar si las disposiciones que toman afectan o no el patrimonio documental del Estado.
Yo creo que hay que hablar de eso.
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La Liga encontró a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) que Tandem SAS, la empresa prestadora servicios archivísticos de la Defensoría y que a su vez subcontrató a Carolina Cuadros, ha firmado 169 contratos con diferentes dependencias del gobierno desde 2011 hasta 2020.
